Een droge, beveiligde plek voor je archief
Bedrijfsarchief, dossiers en administratie met bewaarplicht horen niet in een volle kast op kantoor. Bij opslag24 huur je een droge, afgesloten box waar je documenten jarenlang veilig staan.
Elk bedrijf bouwt een archief op. Facturen, contracten, personeelsdossiers, jaarrekeningen en correspondentie stapelen zich op tot er geen kast meer vrij is. Veel van die stukken mag je niet zomaar weggooien: de fiscale bewaarplicht verplicht je de administratie zeven jaar te bewaren, en voor gegevens over onroerende zaken zelfs tien jaar. Tegelijk neemt al dat papier kostbare vierkante meters in op een dure kantoorlocatie.
Met archiefopslag haal je die jaargangen uit je werkruimte zonder ze kwijt te raken. De lopende administratie houd je op kantoor, het oudere archief gaat in een eigen box. Je kantoor wordt overzichtelijker en je voldoet moeiteloos aan de bewaarplicht, met je dossiers gewoon binnen handbereik als de Belastingdienst, je accountant of een controleur erom vraagt.
Waarom droog en beveiligd telt
Papier is gevoelig. Vocht laat ordners opzetten, inkt vervagen en in het ergste geval ontstaat schimmel. Onze units zijn geventileerd en blijven droog, juist daarom is het een geschikte plek voor archief. Daarbovenop is de locatie beveiligd met cameratoezicht, hekwerk en een individueel slot per box. Vertrouwelijke dossiers met persoonsgegevens staan zo achter slot en grendel, wat ook bij je AVG-verplichtingen helpt.
Slim inrichten van een archiefbox
Werk met standaard archiefdozen en label elke doos met het type stukken en het jaartal. Zet de dozen op stellingen of pallets, niet op de grond, zodat er lucht onderdoor kan en je makkelijk een jaargang pakt. Houd een gangpad vrij en plaats de oudste jaren achterin, het lopende jaar vooraan. Zo vind je binnen een minuut het dossier dat je zoekt.
Je huurt per maand met een factuur inclusief btw, dus je voert het netjes op als bedrijfskosten. Schaalt je archief, dan schuif je door naar een grotere box; krimpt het na een opschoning, dan zeg je af. Je hebt 24 uur per dag toegang met je eigen code, ook buiten kantooruren. De locatie ligt aan de A16 en A17 bij Zevenbergen, centraal voor ondernemers in West-Brabant en de omgeving van Moerdijk.
- Droog en geventileerd, geschikt voor papier
- Cameratoezicht, hekwerk en eigen slot
- Factuur met btw, aftrekbaar als bedrijfskosten
- Voldoet aan de 7-jaar bewaarplicht
- 24/7 toegang voor je medewerkers
Van een paar dozen tot het hele archief
Hoeveel archiefdozen wil je wegzetten? Een Locker neemt een handvol jaargangen op, een M biedt ruimte voor een volledig bedrijfsarchief op stellingen.
Een paar dozen tot een kast vol: archief, koffers, gereedschap of seizoensspullen.
Kies LockerArchiefopslag in het kort
Is een opslagbox geschikt voor papieren archief?
Ja, mits de ruimte droog is en dat zijn onze units. Papier is gevoelig voor vocht, dus geventileerde, droge opslag is precies wat je archief nodig heeft. Zet ordners en archiefdozen op stellingen of pallets en niet direct op de vloer, dan blijven ze jarenlang in goede staat.
Hoelang moet ik mijn bedrijfsadministratie bewaren?
De wettelijke fiscale bewaarplicht is in Nederland zeven jaar voor de meeste administratie en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. Een aparte archiefbox houdt die jaargangen uit je kantoor en toch binnen handbereik als de Belastingdienst of een accountant erom vraagt.
Krijg ik een factuur met btw?
Ja. Voor zakelijke huur ontvang je een factuur met btw, die je gewoon als bedrijfskosten kunt opvoeren. Handig voor je boekhouding en aftrekbaar voor de btw.
Wie kan er bij mijn archief?
Alleen wie jouw persoonlijke toegangscode heeft. De box heeft een eigen slot en de locatie is beveiligd met cameratoezicht en hekwerk. Je bepaalt zelf wie binnen je organisatie de code krijgt om dossiers op te halen of weg te zetten.
Klaar voor wat extra ruimte?
Vandaag online geregeld, vandaag je eigen toegangscode. Maandelijks opzegbaar, geen verborgen kosten.